Основное и самое главное в данном вопросе, это просто распределить задачи правильно между сотрудниками. И чтобы все было четко закреплено по ответственности. Тогда все будет исполнено четко. Для данного вопроса сейчас уже многое сделано в вопросе автоматизации. Есть специализированные программы. Можете исследовать на сайте данной фирмы этот вопрос. Там и примеры есть. И расписаны основные функции. Очень все доступно и понятно. И там же можете себе заказать установку.